REKISTERISELOSTE

Coaching by Cheyenne Oy / CBC

Tätä tietosuojakäytäntöä/rekisteriselostetta sovelletaan kaikkiin Coaching by Cheyenne Oy:n palveluihin.

Tämä seloste on myös osa Coaching by Cheyenne Oy:n käyttöehtoja.

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Coaching by Cheyenne Oy
Y-tunnus: 3284552-6
Postiosoite: PL 29, 04401 Järvenpää

2. Yhteyshenkilöt

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:
Nimi: Cheyenne Järvinen
Postiosoite: PL 29, 04401 Järvenpää
Sähköposti: info@cheyenne.fi

3. Rekisterin nimi

Coaching by Cheyenne Oy:n asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Asiakkaan henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavia tarkoituksia varten:

  • asiakassuhteen hoitaminen

  • asiakassuhteen kehittäminen

  • palvelun toteutus

  • asiakastapahtumien varmentaminen

  • asiakaspalvelun ja liiketoimminnan kehittäminen

  • markkinointi ja muut vastaavat käyttötarkoitukset

  • analysointi ja tilastointi

  • markkinatutkimukset

  • muut vastaavat käyttötarkoitukset

Rekisterissä olevia tietoja voidaan käsitellä muissakin Coaching by Cheyenne Oy:n alle kuuluvissa palveluissa sekä yksiköissä CBC:n lisäksi.

Rekisterissä olevia yhteystietoja ei koskaan anneta/myydä kolmansille osapuolille ellei kyseessä ole yhteystyökumppanin kanssa toteutettu tapahtuma tai esimerkiksi markkinointikampanja, joka vaatii toteutuakseen tietojen luovutuksen yhteistyökumppanille.

Coaching by Cheyenne Oy säilöö myös kirjanpitoon ja myyntiin liittyvää dataa (mm. Visma Pay, Digitalbooker ja Klarna Checkout). Oikeudellinen syy tähän on mm. kirjanpitoaineistojen lakisääteinen säilyttäminen.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterin sisältämä käyttäjäkohtainen tietosisältö voi vaihdella sen mukaan, millaista käyttäjän toimesta tapahtuva käyttö on. Yleisinä tietoina käyttäjistä kirjataan rekisteriin aina nimi sekä sähköpostiosoite. Näiden lisäksi käyttäjästä kerätään pääasiallisesti myös puhelinnumero, osoite, kotikunta, asuinmaa, mutta nämä tiedot eivät ole pakollisia.

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

  • Yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköposti-osoitteet

  • Ikä, sukupuoli

  • Asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, liittymisajankohta, sopimuksen voimassaoloaika, myyjätiedot, värväystiedot, asiakaspalautteet ja yhteydenotot, arvontatiedot sekä peruutustiedot

  • Viestinnän toteuttamiseen liittyvät tiedot sekä palveluiden käyttöä koskevat tiedot, kuten selailu- ja hakutiedot

  • Nauhoitetut asiakaspalvelupuhelut

  • Asiakkaan antamat profilointi- ja kiinnostustiedot, kuten onko kyseessä yritys- vai kuluttaja-asiakas, logo, osaaminen, www-osoite, esittely, taustatiedot

  • Mahdolliset luvat ja suostumukset

  • Mahdolliset tarjonnanestotiedot

  • Mahdolliset muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot

  • Käyttöä koskevat tiedot: esim. selatut/katsotut video-, tilasto-, selailu- ja hakutiedot

  • Käyttäjän erillisellä suostumuksellaan luovuttamat ja valitsemat, mobiililaitteen tai aktiivisuusrannekkeen keräämät, aktiivisuustiedot

  • Käyttäjän erillisellä suostumuksellaan luovuttamat, mobiililaitteen keräämät, GPS- ja syketiedot

5.1 CBC:n tietojen tallennuksen tarkoitukset ja oikeudelliset perusteet:

  1. Coaching by Cheyenne Oy käsittelee sähköpostiosoitteita, kun asiakkaat tilaavat uutiskirjeen tai jättävät yhteydenottolomakkeessa yhteystietonsa yhteydenottoa varten. Oikeudellinen peruste sähköpostiosoitteen käsittelemiseen tätä tarkoitusta varten on rekisteröidyn suostumus luovuttaa sähköpostiosoitteensa.

  2. Markkinointiviestinnän perspektiivistä Coaching by Cheyenne Oy:llä on oikeus profiloida asiakkaita, jos sillä voidaan vähentää asiakkaille lähetettävien viestien määrää ja tämän oikeudellinen peruste on se, että on Coaching by Cheyenne Oy:n edun mukaista vähentää kullekin asiakkaalle lähetettyjen markkinointiviestien/tiedoteviestien määrää mm. huomioimalla, ketkä asiakkaat saavat minkäkin viestin, sen sijasta, että kaikki viestit lähetettäisiin kaikille asiakkaille.

  3. Hyväksymällä rekisteriselosteen antaa asiakas Coaching by Cheyenne Oy:lle luvan lähettää uutiskirjeitä. Tämän oikeudellinen peruste on asiakkaan antama lupa, minkä asiakas hyväksynyt lomakkeen lähettäessään. Luvan voi peruuttaa koska vain kieltämällä ilmoitukset.

  4. Asiakas voi lähettää sekä jakaa Coaching by Cheyenne Oy:n palveluita käyttäessään erilaisia tietoja itsestään, joita ovat mm. paino, terveystiedot, treenihistoria, muistiinpanot, jne. Näiden tietojen tallentamisen oikeudellinen peruste on asiakkaan itse antama lupa CBC:lle kerätä näitä tietoja ja käyttää niitä palveluiden yhteydessä asiakkaan suostumuksella. Lisäksi palvelun luonteen vuoksi (valmennuspalvelu) näiden tietojen kerääminen on oleellista palvelun käytön kannalta.

  5. Kun asiakas on yhteydessä asiakastukemme edustajiin millä tahansa tavalla (esim. sähköpostitse, puhelimitse, verkossa tai henkilökohtaisesti) niin saatamme kerätä henkilötietoja, kuten nimen, postiosoitteen, puhelinnumeron, sähköpostiosoitteen ja muita tietoja. Lisäksi Coaching by Cheyenne Oy saattaa luoda tapahtumalokeja, joiden avulla voidaan ratkaista tuotteisiin tai palveluihin liittyvi'ä ongelmia, sekä tallentaa tietoja tuki- tai palveluongelmasta. Asiakastuen parantamiseksi Coaching by Cheyenne Oy lisäksi tallentaa ja tarkistaa sovellettavien lakien mukaan keskusteluja ja analysoi palautteita, joita saamme vapaaehtoisista asiakaskyselyistä. Coaching by Cheyenne Oy käyttää näitä tietoja asiakas-, palvelu- ja tuotetuen toimittamiseen sekä tukemme laadun ja tyyppien seurantaan. Oikeudellinen peruste näiden tietojen käsittelemiseen tätä tarkoitusta varten on se, että on Coaching by Cheyenne Oy:n edun mukaista tarjota laadukasta tukea ja asiakaspalvelua. Oikeudellinen peruste asiakaspalautteiden tarkasteluun tarvittaessa vianmääritystä ja ongelman ratkaisemista varten on asiakkaan antama lupa ottaessaan palvelun käyttöön ja jonka asiakas voi koska vain peruuttaa.

  6. Coaching by Cheyenne Oy käyttää sähköpostiviestien lähettämiseen myös kolmansien osapuolten (kuten Mailchimp) pilvipalveluja. Kyseiset palvelut seuraavat sähköpostiviesteihin liittyvää toimintaa, kuten sitä, avattiinko viestit, napsautettiinko viesteissä olevia linkkejä ja tehtiinkö linkkien napsauttamisen jälkeen mitä toimia. Coaching by Cheyenne Oy analysoi näiden tietojen avulla sitä, miten paljon asiakkaat käyttävät sähköpostiviestejä ja käyttää näitä tietoja tuotteiden sekä palveluiden ja asiakaspalvelun kehittämistä varten. Tämän oikeudellinen peruste on tarjota asiakkaalle parasta mahdollista asiakaspalvelua ja tukea, sekä kerätä sellaista tietoa, joka auttaa yritystä kehittymään asiakasystävällisemmäksi ja parantamaan sen käytettävyyttä.

  7. Coaching by Cheyenne Oy luovuttaa henkilötietoja muille: (a) jos CBC:llä on siihen asiakkaan lupa, (b) jotta voimme noudattaa voimassa olevaa haastetta, oikeuden määräystä, lakia tai muuta lakivelvoitetta, (c) jotta voimme noudattaa käyttöehtojamme tai käytäntöjämme tai (d) voidaksemme käyttää tarvittaessa saatavilla olevia oikeuskeinoja tai puolustaa oikeudellisia vaateita.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Käyttäjään liittyvät tiedot saadaan pääasiallisesti käyttäjältä suoraan esimerkiksi hänen tilatessaan uutiskirjeen, ottaessaan yhteyttä sähköpostitse/yhteydenottolomakkeella tai vaihtoehtoisesti esim. sähköpostitse, käyntikorteista, puhelimitse.

Voimme kerätä myös tietoja teknisesti CBC:n verkkosivuston käytöstä. Nämä tiedot voivat sisältää esim. seuraavia tietoja: IP-osoite; toiminnat ja niiden ajat Palveluissa; paikkatiedot IP-osoitteen perusteella; mobiililaitteen tunnistenumerot; käytetyn laitteen sekä käyttöjärjestelmän ohjelmistoversio; käyttöjärjestelmän tyyppi; yhteysajat; selaimen tyyppi ja kielivalinta; laitteen MAC-osoite; mobiililaitteen IMEI-koodi; sähköpostiosoite; sekä Palveluihin ohjanneen sivuston osoitteen.

Voimme käyttää myös kolmansien osapuolten tarjoamia työkaluja, kuten Google Analyticsiä, kerätäksemme ja käyttääksemme ei-henkilökohtaisia tietoja. Google Analytics kerää ja tallettaa tietoja kuten: internetsivustojen vierailuajat; sivustojen yksittäisten sivujen vierailuajat; vierailijan IP-osoitteen; vieraillut sivut; vierailijan käyttämän käyttöjärjestelmän, sekä laitteen tiedot.

Coaching by Cheyenne Oy voi ottaa käyttöön ominaisuuden mainosten sisällyttämiseksi Palveluihin, ja voi käyttää kolmannen osapuolen tarjoamaa teknologiaa tietojen keräämiseksi Palveluista. Tällainen mainonta voi perustua käyttäjäprofiilin tietoihin kohdennettujen mainosten tarjoamiseksi, ja tämänkaltainen mainonta voi tulla myös ulkopuolisilta mainosverkostoilta.

Asiakasta koskevia tietoja voidaan saada myös:

  • Evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla

  • Suomen Asiakkuusmarkkinointiliiton ylläpitämästä ns. Robinson-rekisteristä sekä Väestötietojärjestelmästä, Postin osoitetietojärjestelmästä, puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä.

  • Coaching by Cheyenne Oy:n itse keräämästä markkinointirekisteristä johon on kerätty yleisesti saatavia tietoja jotka kuvastaa henkilön asemaa ja/tai tehtävää julkisyhteisössä tai elinkeinoelämässä. Näihin tietoihin kuluu mm. yrityksen nimi, osoite, postitoimipaikka, sähköpostit, yhteyshenkilön nimi, sekä www-osoite ja muut mahdolliset tarpeelliset lisätiedot.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja voidaan tarvittaessa luovuttaa säännönmukaisesti omiin suoramarkkinointitarkoituksiin henkilötietolain mukaisesti.

Coaching by Cheyenne Oy:llä on oikeus siirtää henkilötietoja aputoiminimelle, tytäryhtiöille, tai kolmannelle osapuolelle Coaching by Cheyenne Oy:n liiketoiminnan tai sen osien, omaisuuden tai osakkeiden uudelleenorganisoinnissa, fuusiossa, myynnissä, yhteisyrityksessä, siirrossa tai muussa luovutuksessa (mukaan lukien konkurssi tai vastaava tilanne), kunhan kyseisellä taholla, jolle siirrämme henkilötietoja, ei ole lupaa käsitellä henkilötietojasi muutoin kuin tässä tietosuojakäytännössä kuvatuilla tavoilla ilman erillistä ilmoitusta ja, jos sovellettavat lait sitä edellyttävät, ilman asiakkaan lupaa.

Coaching by Cheyenne Oy:llä on oikeus jakaa tai myydä mm. suoritustietoja tai muuta anonyymiä dataa koostemuodossa yrityksille, jotka tarjoavat Coaching by Cheyenne Oy:lle ja sen asiakkaille sisältöä tai ominaisuuksia, kyseisten sisältöjen tai ominaisuuksien täydentämiseksi, ja muille kolmansille osapuolille tutkimustarkoituksiin tai muihin tarkoituksiin.

Kun käyttää Palveluitamme, niin käyttäjä antaa aina tietoja itsestään Coaching by Cheyenne Oy:lle. Palveluita käyttämällä, kuten kommunikoimalla Palveluiden sisällä, saattaa asiakas antaa tietojaan itsestään myös muille käyttäjille. Coaching by Cheyenne Oy ei vastaa mistään sellaisten tietojen tietosuojasta, jonka asiakas päättää itse tuoda julki Palveluiden sisällä tai sen ulkopuolella.

Coaching by Cheyenne Oy voi käyttää ulkopuolisia palveluntarjoajia teknisten ratkaisujen ja palvelujen hankkimiseksi tallennettujen tietojen prosessointiin, sekä käyttää erityistä teknistä käyttöliittymää tallennettujen tietojen avaamiseen. Henkilötietoja voidaan jakaa tällaisten palveluntarjoajien ja kolmansien osapuolten kanssa siinä laajuudessa kuin se on tarpeen Palveluiden ylläpitämiseksi, kehittämiseksi ja tarjoamiseksi. Coaching by Cheyenne Oy voi käyttää myös kolmansien osapuolten tarjoamia palveluita, kuten sähköpostipalveluiden tarjoajia, luottokorttiyhtiöitä, data-analyysi- ja yhtiötietojen tarjoamispalveluita. Coaching by Cheyenne Oy:llä on oikeus jakaa henkilötietojasi edellä mainituille siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista näiden palveluiden tarjoamiseksi Coaching by Cheyenne Oy:lle. Coaching by Cheyenne Oy ei vastaa näiden kolmansien osapuolten toimista tai laiminlyönneistä.

Coaching by Cheyenne Oy voi jakaa ei-henkilökohtaisia tietoja (kuten anonyymiä dataa Käyttäjistä; Palveluihin ohjanneiden sivustojen osoitteita ja Palvelusta poistumiseen käytettyjä osoitteita; Palveluhyödykkeiden käytöstä; klikkauksista ja niin edelleen) niistä kiinnostuneiden kolmansien osapuolten kanssa avustaakseen näitä ymmärtämään tiettyjen sisältöjen käyttötapoja, Palveluita, promootioita ja/tai Palveluiden käytettävyyttä. Erityisissä poikkeustilanteissa henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille tilanteissa, jossa voimassaoleva laki tai asetus taikka muu viranomaisen määräys niin vaatii, taikka Palveluiden Käyttöehtojen noudattamisen valvomiseksi ja varmistamiseksi sekä Palveluiden turvallisuuden takaamiseksi.

Käyttämällä Palveluita käyttäjä tiedostaa ja hyväksyy, että Coaching by Cheyenne Oy:n Palveluiden palvelin voi sijaita tai voidaan sijoittaa Euroopan Unionin tai Yhdysvaltojen ulkopuolelle, ja tietojasi voidaan tämän vuoksi siirtää näiden alueiden ulkopuolelle. Coaching by Cheyenne noudattaa tällaisissa siirroissa ja tietojen ylläpidossa Henkilötietoja ja tietosuojaa koskevaa pakottavaa lainsäädäntöä sekä tätä Tietosuojakäytäntöä.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriä suojataan asianmukaisesti alan standardien mukaisesti sekä teknisten ja organisatoristen suojausjärjestelmien avulla. Pääsy tietokantaan on mahdollista vain sellaisille henkilöille, joille Coaching by Cheyenne Oy on antanut nimenomaisen valtuutuksen. Vaikka Coaching by Cheyenne Oy tekee parhaansa keräämiensä tietojen suojaamiseksi, se ei voi taata tietojen olevan ehdottomalla varmuudella turvassa niitä käsitellessä, lähetettäessä taikka säilytettäessä. Coaching by Cheyenne Oy tulee ilmoittamaan internetsivuillaan mahdollisista tietoturvauhkista, jotka vaarantavat henkilötietojen turvallisuuden. Coaching by Cheyenne Oy voi myös tilapäisesti sulkea Palvelut henkilötietojen suojaamiseksi. Coaching by Cheyenne Oy:llä on IF vakuutusyhtiöllä tietoturvavakuutus.

Manuaalinen aineisto

Manuaalisesti käsiteltävät henkilötietoja sisältävät asiakirjat tuhotaan asianmukaisesti käsittelyn jälkeen.

Sähköisesti tallennetut tiedot

Asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastus- ja oikaisuoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa häntä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot. Tarkastusoikeutta koskevat yhteydenotot tulee tehdä kirjallisina ja allekirjoitettuina kohdassa 1. mainittuun osoitteeseen.

Jos rekisteröidyissä tiedoissa on virheitä, rekisteröity voi esittää kohdassa 2. mainitulle rekisteriasioista vastaavalle henkilölle virheen korjaamista koskevan pyynnön.

Kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

Asiakas voi ilmoitusta vasten pyytää poistamaan kaiken häneen liittyvän tiedon, jolloin Coaching By Cheyenne Oy:llä on oikeus tarkistaa vielä erikseen asiakkaalta erillisellä lomakkeella tai kirjallisella kysymyksellä että onko asiakas aivan varma siitä että tiedot poistetaan. Tämän oikeudellinen peruste on tarjota asiakkaalle mahdollisuus estää ns. vahingossa/hetken mielijohteesta tehty tilin poisto ja täten varmistua siitä että asiakas ymmärtää että tilin poistaminen tarkoittaa mm. hänelle tehtyjen ohjelmien ja häneen liittyvän datan lopullista häviämistä, jonka jälkeen tietoja ei voi enään palauttaa.

Kielto- ja oikaisuasioissa rekisteröity voi olla yhteydessä asiakaspalveluun tai postitse kohdassa 1. mainittuun osoitteeseen.

10. Muutokset tähän tietosuojakäytäntöön ja rekisteriselosteeseen

Coaching by Cheyenne Oy voi yksipuolisesti muuttaa tätä Tietosuojakäytäntöä. Kaikki muutokset tullaan päivittämään Coaching by Cheyenne Oy:n internetsivustolle, ja tästä syystä käyttäjiä kehotetaankin säännöllisesti tarkistamaan kyseinen sivu mahdollisten Tietosuojakäytännön muutosten havaitsemiseksi. Muutokset eivät kuitenkaan vaikuta Käyttäjien oikeuksiin ilman nimenomaista hyväksyntään.